دوشنبه 22 مهر 1398

آشنایی با سامانه جامع اداری و مالی

از خصوصیات مهم سیستم مکاتبات، تسهیل ارتباطات مکتوب سازمان هایی با گستردگی جغرافیایی، ارتباط با مخاطبین سازمان از طریق پورتال های سازمان و همچنین ارتباط با سایر سازمان ها می باشد:

با یک تعریف کلی، روند مکانیزاسیون سازمان مستلزم زیرساختی برای پوشش گردش یکپارچه مستندات با ماهیت های متفاوت می باشد. سیستم مکاتبات، با توجه به بهره گیری از امکانات گسترده و زیرمجموعه های متعدد از یک سو و ارتباط یکپارچه با سایر نرم افزارهای مجموعه دیدگاه و مولد پورتال همگام از سوی دیگر، به عنوان زیرساخت اتوماسیون اداری و در نگاهی گسترده تر، زیرساخت مکانیزاسیون سازمان مطرح می باشد.

طراحی یکپارچه و پشتیبانی از عملیات و مستندات مختلف سازمانی از جمله نامه های اداری، فرم های پویا، فکس ها، نامه های پست الکترونیک، پیشنویس ها، مستندات اداری و مالی و تعاملات شخصی در کنار هم و همچنین امکانات گردش کار و انتساب مستندات مختلف به چرخه های از پیش تعیین شده از سوی دیگر، مجموعه مکاتبات را به یک زیرساخت قوی و کامل برای رفع کلیه نیازهای سازمان مبدل می کند.

اهداف پیاده سازی و به کارگیری سیستم اتوماسیون

  • افزایش سرعت و دقت در پاسخ گویی به مراجعان و صرفه جویی در زمان آنان
  • بی نیازی به مراجعه حضوری برای ارایه نامه و پی گیری پاسخ آن
  • ساماندهی و بهینه سازی گردش مکاتبات در سازمان
  • به حداقل رساندن مکاتبات کاغذی در داخل و خارج از سازمان
  • ایجاد روش های صحیح و استاندارد گردش کارها در سازمان و پی گیری بهبود مستمر آن ها
  • افزایش سرعت و ایجاد سهولت در مکاتبات بین سازمانی
  • دسترسی سریع به مکاتبات بایگانی شده
  • افزایش کارایی کارکنان از طریق فراهم آوردن امکان سنجش و اندازه گیری فعالیت ها
  • ایجاد بستر مناسب برای استقرار سایر سیستم های یکپارچه

ویژگی های اصلی سیستم اتوماسیون اداری

  • تعریف ساختار سازمانی و پست ها
  • تعریف و گروه بندی پرونده های عمومی, موضوعات نامه ها و بایگانی
  • ثبت نامه های وارده پستی, نمابر و تصویر برداری از فیزیک نامه و انتقال نامه به پرونده دبیرخانه
  • تعریف کارتابل بر اساس پست های سازمانی با امکان تعریف چند پست موقت برای یک شخص
  • توزیع نامه از طریق کارتابل در داخل سازمان به پست ها
  • مشترک کردن پرونده های شخصی در فاصله زمانی و محدود کردن موضوعات قابل دسترس
  • طبقه بندی کارهای ارجاع شده به دیگران و پی گیری آنها براساس موضوعات مختلف ارجاع و ارسال یادآوری برای انجام دهنده یا انجام دهندگان آن
  • تعیین جانشین در محدوده زمانی با اعلام قبلی به ارسال کنندگان یا دریافت کنندگان نامه و کار
  • ایجاد مکاتبات داخلی در سیستم به منظور ارجاع کار به دیگر همکاران یا پاسخ به کار ارجاع شده
  • ایجاد نامه های صادره و ارسال به خارج از سازمان از طریق پست الکترونیک، نمابر و یا ارسال فیزیک نامه و درج اطلاعات دریافت کننده نامه و انتقال نامه به پرونده دبیرخانه
  • تعریف الگوهای گردش مکاتبات وارده در داخل سازمان و تعیین استانداردهای زمانی پاسخ گویی و کنترل گردش مکاتبات براساس الگوهای تعریف شده
  • برنامه ریزی جلسات و اعلام زمان های آن قبل از برگزاری جلسه با امکان تعیین محل و کنترل خودکار به منظور جلوگیری از تداخل زمان ها
  • ارسال پیام به اشخاص, گروه ها و واحدهای سازمانی با استفاده از صندوق پست الکترونیکی
  • تعریف مکان های بایگانی و نگه داری مکاتبات با موضوعات طبقه بندی موردنظر کاربر و کنترل ورود و خروج مکاتبات و ردیابی محل فیزیکی مکاتبات در گردش
  • برقراری ارتباط بین دبیرخانه سازمان ها از طریق ارسال و دریافت الکترونیکی نامه ها در سازمان هایی که دارای سیستم اتوماسیون اداری هستند.
  • جست و جوی کلمات در متن نامه های تایپ شده
  • وجود گیشه مکاتبات برای کاهش مراجعات حضوری ارباب رجوع برای ارایه نامه و پی گیری آن
  • پیگیری مکاتبات، ثبت شکایات، پیشنهادها و ارتباط مستقیم با مدیر عامل سازمان از طریق گیشه مکاتبات