الاثنين 15 جمادى الأول 1440

الأتمتة الإدارية

تحولت في هذه الأيام و بشكل كلي جميع الإتصالات و المراسلات الإدارية في الدوائر و المؤسسات الإقتصادية بشكل أنه لا تقبل العمليات البطيئة و التي تحتاج إلى زمان إداري .

و على هذا الأساس هناك ضرورة لإيجاد وسائل يستعان بها لتأدية العمليات الإدارية والإجابة عنها بسرعة وبدقة و بوقتها المحدد.

ولهذا الهدف تم الإستفادة من نظام الأتمتة الإداري بعنوان الطريقة الحديثة ، من ناحية يمنح سرعة لجريان العمل ومن ناحية أخرى يؤمن السرعة لإجراء الأمور اليومية و ذلك عن طريق جمع معلومات مجموعة الأنشطة المؤسساتية و تصنيفها .

لقد تم تصميم و إنتاج برنامج الأتمتة الإداري مع مناقشة طرز أنشطة مؤسسات القسم العام و الحكومي و المؤسسات الصناعية و التجارية حيث يستطيع و بشكل جيد أن يؤدي أجوبة الحاجات المذكورة .

أهداف تطبيق و استخدام نظام الأتمتة

  • زيادة السرعة و الدقة بإجابة المراجعين و الإقتصاد من وقتهم .
  • عدم الحاجة إلى المراجعة الحضورية من أجل عرض الطلب و متابعة جوابه .
  • ترتيب و تنظيم دوران المراسلات في الدائرة .
  • إيصال المراسلات الورقية إلى حدها الأقل في داخل و خارج الدائرة .
  • خلق الطرق الصحيحة و قياس دوران الأعمال في الدائرة و متابعة تحسنهم المستمر .
  • زيادة السرعة و إيجاد السهولة في مراسلات ما بين الدوائر .
  • الإيصال السريع للمراسلات التي قد صنفت .
  • زيادة تمرين الموظفين عن طريق تأمين إمكانية التنظير و قياس الأنشطة .
  • خلق المهد المناسب من أجل استقرار جميع الأنظمة الموحدة .

الصفات الرئيسية لنظام الأتمتة الإداري

  • تعريف البنية المؤسساتية و البريد .
  • تعريف و تكتيل الملفات العامة و مواضيع الخطابات و التضبير .
  • تسجيل الخطابات البريدية الآتية و أخذ نسخة و تصوير عن فيزيولوجية الخطاب و نقلها إلى إضبارة الديوان .
  • تعريف (كارتابل) على أساس البريد المؤسساتي مع إمكانية تعريف بريد مؤقت لكل فرد .
  • توزيع الرسائل عن طريق (كارتابل) داخل المؤسسة إلى البريد .
  • ضم الملفات الشخصية في مدة زمنية و تعيين المواضيع الممكنة الوصول .
  • تصنيف الأعمال المكلفة للآخرين و متابعتها على أساس مواضيع التكاليف المختلفة و إرسال تذكير لمنفذها أو منفذيها .
  • تعيين البديل في النطاق الزمني مع الإعلام السابق للمراسلين أو مستلمي الرسالة و العمل .
  • خلق المراسلات الداخلية ضمن النظام بهدف تكليف العاملين الآخرين بالعمل أو الإجابة على الأعمال المكلفة .
  • إيجاد الخطابات الصادرة و إرسالها إلى خارج الدائرة بواسطة البريد الإلكتروني ، و نسخ أو إرسال فيزيولوجية الخطاب و تدوين معلومات حامل الرسالة و نقلها إلى إضبارة الديوان .
  • تعريف نموذج تجوال المراسلات الآتية إلى داخل الدائرة و تعيين الوقت الزماني الدقيق للإجابة و التحكم بتجوال المراسلات على أساس النماذج المعرفة .
  • تنظيم الإجتماعات و إعلام زمانها قبل تشكيلها مع إمكانية تعيين المكان و التحكم بذات العمل بهدف منع تداخل الأوقات .
  • إرسال رسائل للأشخاص و المجموعات و الوحدات المؤسساتية عن طريق صندوق البريد الإلكتروني .
  • تعريف أماكن التضبير و الإحتفاظ بالمراسلات مع مواضيع التصنيف المذكورة و التحكم بدخول و خروج المراسلات و متابعة المكان الفيزيولوجي للمراسلات في التجوال .
  • إجراء الإتصال فيما بين أمانة سر الدوائر عن طريق إرسال و استلام الرسائل الكترونياً و ذلك في المؤسسات ذات النظام الأتمتي الإداري .
  • بحث الكلمات في نصوص الرسائل المطبوعة .
  • إحداث كوة مراسلات لتقليل المراجعة الحضورية للمراجعين من أجل عرض الخطاب و متابعته .
  • متابعة المراسلات ، تسجيل الشكاوى ، الإقتراحات و الإتصال المباشر مع المدير المفوض للدائرة عن طريق كوة المراسلات .
الخميس 23 شوّال 1389 - 07:00:00